NexusGestPlanilha de controle de assistência técnica: modelo grátis e quando ela deixa de funcionar
Quase toda assistência técnica começa no caderno ou na planilha, e isso funciona no começo. O problema aparece quando o movimento cresce e a planilha vira fonte de aparelho perdido, cliente reclamando e dinheiro que ninguém sabe onde foi parar. Neste guia você baixa um modelo pronto, entende o que ele precisa ter e descobre o ponto exato em que vale trocar.
O que uma planilha de controle de assistência técnica precisa ter
Uma planilha só ajuda se registrar a informação certa no momento em que o aparelho entra na loja. Se você preencher depois, de memória, ela já nasce errada. O mínimo que cada linha (uma por aparelho) deve ter:
| Coluna | Para que serve |
|---|---|
| Nº da O.S. | Número único e sequencial. É o que o cliente cita quando liga ou volta à loja. |
| Data de entrada | Mostra há quantos dias o aparelho está parado e protege você em disputa de prazo. |
| Cliente e telefone | Sem isso você não consegue avisar que o aparelho está pronto. |
| Aparelho, marca e modelo | Evita trocar aparelhos parecidos na hora da entrega. |
| Defeito relatado | O que o cliente disse no balcão, nas palavras dele. É a base do orçamento e da conversa de garantia. |
| Estado na entrada | Riscos, trincas, se liga ou não. Protege a loja contra “já veio assim”. |
| Status | Orçamento, em andamento, aguardando peça, pronto, entregue. |
| Valor do serviço e das peças | Sem separar peça e mão de obra você não sabe o lucro. |
| Forma de pagamento e data | Pix, dinheiro e cartão têm custos diferentes. |
| Data de saída e garantia | Define até quando o serviço está coberto. |
Modelo pronto para baixar: baixe o modelo de planilha (abre no Excel e no Google Planilhas). Ele já vem com essas colunas e um exemplo de preenchimento.
Como usar a planilha sem se perder
- Preencha na hora, na frente do cliente. Aparelho entrou, linha criada. Sem exceção.
- Use um número de O.S. por linha e escreva o mesmo número no aparelho (etiqueta ou saquinho). Esse é o jeito mais simples de não trocar aparelhos.
- Congele a primeira linha e use filtros por status. Assim você vê só o que está “aguardando peça” ou “pronto para retirar”.
- Faça uma cópia de segurança toda semana. Planilha apagada ou arquivo corrompido não tem volta.
- Feche o dia: some o que entrou de dinheiro e confira com o caixa.
7 sinais de que a planilha deixou de funcionar
1. Você já perdeu ou confundiu um aparelho
Basta uma vez. Aparelho de cliente é responsabilidade sua, e a confusão custa dinheiro e reputação.
2. Duas pessoas mexem na planilha
Quando o técnico e o atendente editam ao mesmo tempo, linhas somem, dados se sobrescrevem e ninguém sabe quem mudou o quê.
3. O cliente liga e você precisa ir ao balcão ver como está
Se a resposta para “meu celular ficou pronto?” depende de você abrir arquivo e procurar, está perdendo tempo todo dia.
4. Você não sabe o lucro do mês
Planilha de entrada de aparelhos raramente controla custo de peça, taxa de cartão e despesas. O resultado é faturar bem e sobrar pouco sem entender por quê.
5. O estoque de peças está na cabeça
Você descobre que a tela acabou quando o cliente já aprovou o orçamento. Planilha separada de estoque raramente é atualizada.
6. A garantia é controlada “de memória”
O cliente volta dizendo que o serviço tem garantia, e você precisa procurar a data de saída em um monte de linhas. Sem prazo visível, a discussão fica no achismo.
7. Você fica com medo de mexer na planilha
Fórmula quebrada, coluna escondida, arquivo em mais de um computador. Quando o controle vira um risco, ele deixou de ajudar.
Planilha ou sistema: qual a diferença na prática?
| Situação do dia a dia | Planilha | Sistema de O.S. |
|---|---|---|
| Número da O.S. sem repetir | Você controla à mão | Automático |
| Aparelho trocado ou perdido | Depende de disciplina | Cada O.S. tem checklist de entrada e status |
| Cliente quer saber como está | Você procura e responde | O cliente acompanha por um link da O.S. |
| Estoque de peças | Outra planilha | Estoque com aviso de quantidade mínima |
| Garantia | Calculada manualmente | Termo de garantia impresso junto com a O.S. |
| Faturamento do dia e do mês | Soma manual | Painel com faturamento hoje, do mês e meta |
| Impressão | Você monta o documento | O.S. em A4, cupom 80 mm e etiqueta |
A planilha continua sendo uma boa porta de entrada para quem está começando ou tem poucos atendimentos por semana. Quando você se reconhece em três ou mais dos sinais acima, o custo de continuar nela passa a ser maior que o de um sistema.
Como migrar da planilha para um sistema sem bagunçar a loja
- Escolha um dia calmo e comece com as O.S. novas. Não tente digitar todo o histórico antes de começar.
- Cadastre seus serviços e preços mais vendidos (troca de tela, bateria, conector) para abrir a O.S. em segundos.
- Cadastre as peças que você mais usa com a quantidade atual e a mínima que quer manter.
- Use o sistema em paralelo por uma semana e feche o dia comparando com a planilha.
- Aposente a planilha quando o resultado do dia bater por alguns dias seguidos.
O NexusGest foi feito para esse caminho: você abre a ordem de serviço com cliente, aparelho, defeito e checklist de entrada, acompanha cada status até a entrega, controla estoque e vê quanto faturou hoje e no mês. Você testa por 7 dias sem cartão.
Perguntas frequentes
Planilha de assistência técnica é suficiente para começar?
Sim, para poucos atendimentos por semana e uma única pessoa preenchendo. Quando houver mais de uma pessoa editando, estoque de peças ou necessidade de controlar garantia e lucro, ela passa a gerar erros e perda de tempo.
Quais colunas não podem faltar na planilha?
Número da O.S., data de entrada, cliente e telefone, aparelho e modelo, defeito relatado, estado na entrada, status, valor de peças e de serviço, forma de pagamento, data de saída e prazo de garantia.
Como evitar trocar aparelhos entre clientes?
Dê um número único para cada O.S., escreva esse número em uma etiqueta colada no aparelho ou na embalagem e confira o número na entrega. Registrar o estado do aparelho na entrada também evita discussão depois.
Dá para importar a planilha para um sistema?
Depende do sistema. Na prática, o mais seguro é começar a usar o sistema nas O.S. novas e manter a planilha antiga só para consulta do histórico.
Posso usar o modelo de planilha gratuitamente?
Sim. O modelo deste artigo é gratuito, abre no Excel e no Google Planilhas e pode ser adaptado à sua loja.
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